L’annuncio della dismissione di Hogatex pone molti hotel di fronte a una decisione importante.

Per numerose strutture, Hogatex ha rappresentato per molti anni uno strumento fondamentale nella gestione quotidiana dell’hotel. Prenotazioni, fatture, statistiche e dati degli ospiti sono stati amministrati ogni giorno attraverso questo sistema.

Ora la domanda è:

Quale software gestionale è la scelta giusta per il mio hotel?

Questo è il momento giusto per fare il punto della situazione

Cambiare software gestionale non è soltanto un progetto tecnico.

La soluzione scelta influisce su quasi tutti i processi dell’hotel: dalla gestione delle prenotazioni alla comunicazione con gli ospiti, fino alla fatturazione.

Per questo motivo, non conviene limitarsi a cercare un semplice sostituto di Hogatex, ma cogliere l’occasione per analizzare criticamente i propri processi.

• Quali funzionalità vengono utilizzate ogni giorno?
• Quali procedure potrebbero essere semplificate?
• Quali integrazioni sono necessarie?
• Quali esigenze diventeranno importanti in futuro?

A cosa prestare attenzione nella scelta di un nuovo software

Facilità d’uso

Un gestionale alberghiero viene utilizzato ogni giorno da diversi collaboratori. Un’interfaccia intuitiva e semplice permette di risparmiare tempo e ridurre la formazione necessaria.

Migrazione sicura dei dati

Anagrafiche degli ospiti, prenotazioni e dati principali dovrebbero poter essere trasferiti nel modo più completo possibile. Una migrazione accurata rende il passaggio molto più semplice.

Integrazioni

Gli hotel moderni lavorano con Booking.com, channel manager, sistemi di cassa, soluzioni di pagamento e numerose altre applicazioni. Il nuovo software deve integrarsi facilmente con questi strumenti.

Supporto personale

L’introduzione di un nuovo gestionale genera inevitabilmente domande. Per questo è importante scegliere un fornitore facilmente raggiungibile e in grado di accompagnare la struttura durante tutta la fase di transizione.

Non conta solo il software

Oggi molti gestionali offrono funzionalità simili.

La vera differenza emerge nella gestione quotidiana.

Quando è necessario adattare i processi. Quando nascono nuove esigenze. Oppure quando serve un supporto rapido.

È in quei momenti che si capisce se si è acquistato semplicemente un software oppure si è scelto un vero partner.

CASY: un’alternativa svizzera

Da molti anni CASY supporta hotel, resort e gestori di appartamenti turistici in tutta la Svizzera.

Dalla gestione delle prenotazioni alla comunicazione con gli ospiti, fino alla distribuzione online, tutte le principali funzionalità sono riunite in un’unica soluzione.

Per noi è particolarmente importante offrire un’assistenza personale. Affianchiamo i nostri clienti durante la migrazione dei dati, l’implementazione del sistema e l’utilizzo quotidiano.

Perché una migrazione di successo non dipende soltanto dal software.

Dipende soprattutto dalle persone: professionisti sempre disponibili, che lavorano insieme ai clienti per trovare le soluzioni migliori.

Hogatex verrà dismesso. Per molti hotel rappresenta una sfida, ma anche un’opportunità per semplificare i processi e prepararsi al futuro.

Ogni giorno gli hotel rispondono alle stesse domande.

Dove trovo il mio biglietto?

Quando riceverò la mia guest card?

Come funziona l’arrivo?

Quali vantaggi ho come ospite?

Ogni e-mail. Ogni telefonata. Ogni richiesta di chiarimento richiede tempo.

Tempo che alla reception spesso manca.

Soprattutto quando il personale è ridotto, molti hotel impiegano ore preziose per inviare manualmente informazioni e rispondere alle richieste degli ospiti.

Basta una prenotazione

Con CASY, il processo si avvia automaticamente.

Non appena viene registrata una prenotazione, i dati necessari vengono trasmessi direttamente al sistema di ticketing.

L’ospite riceve automaticamente tutte le informazioni via e-mail.

Senza interventi manuali. Senza liste di invio. Senza controlli aggiuntivi.

L’ospite riceve le informazioni prima dell’arrivo

Gli ospiti di oggi non vogliono ricevere le informazioni solo al momento del check-in.

Si aspettano di averle già prima della partenza.

Grazie alle interfacce di ticketing di CASY, gli ospiti ricevono automaticamente e in tempo utile biglietti, guest card o informazioni sulla destinazione.

In questo modo arrivano preparati e la prima impressione positiva nasce ancora prima del loro arrivo.

Meno richieste. Meno lavoro amministrativo.

Ogni informazione inviata automaticamente significa:

• meno telefonate
• meno e-mail
• meno richieste di chiarimento
• meno attività manuali

Il vostro personale può dedicarsi agli ospiti, invece di inviare continuamente le stesse informazioni.

Integrazioni collaudate

CASY dispone di interfacce con sistemi di ticketing e piattaforme turistiche consolidati, tra cui Feratel e Ticino Ticket.

I dati vengono trasferiti direttamente da CASY ed elaborati automaticamente.

L’ospite nota la differenza

L’ospite effettua una prenotazione. Riceve automaticamente tutte le informazioni. Arriva preparato.

È così che dovrebbe funzionare la digitalizzazione.

Il risultato

✓ Meno lavoro amministrativo

✓ Meno richieste alla reception

✓ Maggiore soddisfazione degli ospiti

✓ Processi automatizzati

✓ Più tempo da dedicare ai vostri ospiti

CASY – perché il vostro personale dovrebbe accogliere gli ospiti, non limitarsi a distribuire informazioni.

Ogni inserimento manuale richiede tempo. Ogni inserimento manuale può causare errori. E ogni correzione, alla fine, richiede ancora più tempo.

Eppure, molti hotel lavorano ancora con sistemi separati. Il ristorante registra le consumazioni, mentre la reception le controlla, le corregge e le inserisce nuovamente nel gestionale.

CASY elimina completamente questo lavoro.

Il ristorante registra. CASY fa il resto.

Grazie al collegamento bidirezionale diretto tra CASY e il vostro sistema di cassa, gli incassi del ristorante vengono trasferiti automaticamente.

La consumazione viene registrata al ristorante e compare immediatamente sul conto dell’ospite.

Senza stampe. Senza elenchi. Senza elaborazioni manuali.

Meno errori al check-out

Non c’è nulla di più spiacevole di una discussione con un ospite per una consumazione mancante o registrata in modo errato.

Quando i dati vengono trasferiti manualmente, gli errori sono inevitabili.

Quando il trasferimento è automatico, il processo diventa affidabile.

Per questo motivo, sempre più hotel scelgono un collegamento diretto tra il sistema di cassa e il software gestionale.

Sistemi di cassa supportati

CASY dispone di interfacce collaudate con: EPS, FLM. Novacom e TCPOS

Il collegamento funziona automaticamente in background e garantisce che ristorante e reception lavorino sempre con le stesse informazioni aggiornate.

L’ospite nota la differenza

L’ospite ordina al ristorante. La consumazione viene automaticamente addebitata alla camera. Al momento del check-out, tutto è già presente sul conto.

Veloce. Preciso. Trasparente.

Esattamente come gli ospiti si aspettano oggi.

La digitalizzazione deve ridurre il lavoro

Un nuovo software crea valore solo se consente di risparmiare tempo.

L’interfaccia tra il sistema di cassa del ristorante e CASY elimina le doppie registrazioni, riduce gli errori e velocizza l’intero flusso di lavoro tra ristorante e reception.

Il risultato:

✓ Meno lavoro amministrativo
✓ Meno possibilità di errore
✓ Check-out più rapidi
✓ Maggiore controllo
✓ Più tempo da dedicare agli ospiti

Perché il vostro personale ha cose più importanti da fare

Nessuno lavora in hotel per trasferire dati da un sistema all’altro.

Il vostro personale deve occuparsi degli ospiti.

CASY fa in modo che siano i dati a trovare automaticamente la loro destinazione.

CASY – una registrazione sola. Non due.

Molti hotel investono costantemente nell’acquisizione di nuovi ospiti.

Google Ads. Portali di prenotazione. Social media. Promozioni.

Eppure, il potenziale più grande si trova spesso già nel vostro database.

Ogni ospite che ha già soggiornato nel vostro hotel conosce la struttura. Conosce la posizione, l’ospitalità e i servizi che offrite. Eppure, dopo la partenza, molti ospiti non ricevono più alcuna comunicazione.

È proprio qui che entra in gioco un’attività di e-mail marketing professionale.

Una newsletter ricorda ai vostri ospiti che il vostro hotel esiste e li informa su nuove offerte, eventi, pacchetti stagionali o esperienze speciali.

E soprattutto: li fa tornare.

Newsletter sì – lavoro extra no

La maggior parte degli hotel sa che le newsletter sono uno strumento efficace.

Ma la maggior parte degli hotel non ha il tempo di configurare Mailchimp, gestire gli indirizzi e-mail, creare il layout o effettuare i test di invio.

Per questo CASY si occupa dell’intera gestione tecnica. Voi ci fornite semplicemente i contenuti e le immagini.

Noi ci occupiamo di:

• Importazione degli indirizzi da CASY a Mailchimp
• Creazione o aggiornamento del layout della newsletter
• Configurazione completa della campagna e-mail
• Invio di prova e controllo qualità
• Invio della newsletter ai vostri ospiti

Senza formazione. Senza competenze tecniche. Senza ulteriore carico di lavoro per il vostro team.

I dati dei vostri ospiti sono un patrimonio prezioso

In CASY sono già presenti i contatti dei vostri ospiti.

Questi dati rappresentano una delle risorse più preziose della vostra struttura.

Chi mantiene un contatto regolare con i propri ospiti rimane nella loro mente. E chi rimane presente viene scelto più facilmente al momento della prenotazione.

Per questo motivo, le newsletter sono tra gli strumenti di marketing più economici e, allo stesso tempo, più efficaci nel settore alberghiero.

Più visibilità. Più prenotazioni dirette.

Ogni newsletter crea un nuovo punto di contatto con i vostri ospiti.

Non attraverso un portale di prenotazione.

Non tramite la pubblicità.

Ma direttamente.

Questo rafforza il rapporto con l’ospite e aumenta significativamente la probabilità di una prenotazione diretta.

CASY si occupa di tutto

Voi gestite il vostro hotel.

Noi ci occupiamo del layout, della parte tecnica, dell’invio e del controllo qualità.

Così potrete rimanere in contatto con i vostri ospiti, senza alcun lavoro aggiuntivo.

Perché molte prenotazioni dirette iniziano con una sola e-mail.